Làm thế nào để có thể quản lý thành công doanh thu và chi phí cho cửa hàng bán lẻ

Doanh thu và chi phí là hai biến số rất quan trọng trong việc kinh doanh. Nó liên quan trực tiếp đến việc sống còn của một doanh nghiệp. Vì thế, bên cạnh việc quản lý doanh thu bằng file excel thông thường, quản lý doanh thu thông qua phần mềm quản lý bán hàng là việc bạn cần phải đặc biệt chú trọng.

Kinh doanh luôn là một lĩnh vực thu hút được rất nhiều sự quan tâm và tham gia của mọi người. Tuy nhiên, không phải bất kỳ ai kinh doanh cũng đều đạt được thành công. Từ việc làm sao để quản lý doanh thu – chi phí một cách hợp lý cũng là một bài toán khó.

1. Doanh thu là gì

Doanh thu là tổng số tiền và hiện vật thu về được sau quá trình đầu tư và bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đem lại.

Quản lý doanh thu – chi phí là quá trình xây dựng lộ trình chi – tiêu luồng tiền đi ra và đi vào trong hoạt động kinh doanh, nhằm tạo ra lợi nhuận cao nhất.

Các loại doanh thu thường gặp trong bán hàng

Tổng doanh thu (total revenue) là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp, cửa hàng nhận lại được khi bán sản lượng hàng hóa và/hoặc dịch vụ mà họ đã sản xuất hay kinh doanh thương mại trong một thời kỳ nhất định…

Doanh thu thuần (Net revenue) là khoản doanh thu thu lại được từ việc bán sản phẩm, dịch vụ  đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu như thuế tiêu thụ đặc biệt,…

Doanh thu thuần được tính bằng công thức:

Doanh thu thuần = Doanh thu tổng thể của doanh nghiệp – Chiết khấu bán hàng – Hàng bán bị trả lại – Giảm giá hàng bán – Thuế gián thu.

Tại sao chúng ta cần phải quản lý doanh thu – chi phí?

• Tránh trường hợp thất thoát tiền bạc do ghi nhận doanh thu khi khách hàng chưa thanh toán.
• Có cái nhìn tổng quan về tình hình của cửa hàng, doanh nghiệp.
• Quản lý chi tiêu một cách hiệu quả và tối ưu.

Vậy làm thế nào để có thể quản lý doanh thu – chi phí hiệu quả cho các cửa hàng bán lẻ?

2. Quản lý doanh thu với file Excel, nên hay không

Với sự mở rộng dữ liệu ngày càng tăng ở cấp độ chưa từng thấy, các cửa hàng bán lẻ đều đang cố gắng tối đa hóa hiệu quả lưu trữ và quản lý dữ liệu trong toàn bộ quá trình quản lý doanh thu bán hàng cũng như chi phí giúp tăng năng suất.

Mỗi một cửa hàng bán lẻ đều sở hữu cho mình những loại hình kinh doanh và phương pháp tổ chức hoạt động thương mại riêng biệt vì thế nhiều người vẫn thường dùng file excel quản lý doanh thu, nhưng thật ra, đó chưa hẳn đã là phương án tốt nhất bạn có thể lựa chọn.

Có thể nói rằng, mặc dù dùng file Excel quản lý doanh thu vẫn là một phương án được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi đây là cách quản lý khá đơn giản và tiết kiệm, nhưng nó lại còn khá nhiều hạn chế và đưa đến sự bất tiện cho hoạt động quản lý của cửa hàng.

Cần có kiến thức trong cách dùng file Excel quản lý doanh thu bán hàng

Để có thể dùng file excel quản lý doanh thu, người dùng cần có kiến thức nhất định về phần mềm này bởi các hàm tính toán cũng như những thao tác trong excel thường không phải ai cũng biết. Đặc biệt với những người không quá rành về tin học văn phòng, thì việc theo dõi trên file excel sẽ khá bất tiện và dễ gây nhầm lẫn.

Nhập liệu thủ công, dễ nhầm lẫn

Khi dùng file excel quản lý doanh thu, đối với cửa hàng bán lẻ, nhân viên thường sẽ phải nhập liệu thủ công với số lượng rất lớn các đơn hàng, sản phẩm nhỏ lẻ và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu rất mất nhiều thời gian và công sức.

Những khó khăn khác

Bên cạnh những hạn chế trên, khi sử dụng file excel quản lý doanh thu cũng có thể dễ gây ra nhiều bất tiện khác cho người dùng như:

• Không thể sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên.
• Không có các tính năng cảnh báo khách hàng xấu.
• Tính bảo mật thấp, dễ thất lạc file.
• Khó cập nhật

3. Quản lý doanh thu bán hàng với phần mềm quản lý

Sau một nỗ lực kinh doanh và phát triển, doanh thu chính là biểu hiện của kết quả cả quá trình mà bạn và các cộng sự đã đạt được trong công việc. Đặc biệt với các cửa hàng bán lẻ, việc tính toán chi tiết là rất quan trọng và có sức ảnh hưởng lớn đến quản lý doanh thu bán hàng. Tuy nhiên, có thể thấy rằng hiện nay, hầu hết các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam đều có quy mô và số lượng hàng hóa vô cùng lớn. Chính vì vậy, thay vì cách hạch toán sổ sách bằng file excel hay bằng sổ tay, nhiều cửa hàng bán lẻ đã nhanh nhạy trong việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hóa nguồn lực và tránh tình trạng sai sót trong quá trình quản lý doanh thu bán hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện nay được coi là xu hướng tất yếu để các cửa hàng bán lẻ cắt giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. Đặc biệt, với việc hình thành thói quen, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh sẽ giúp bạn giảm thiểu công sức và thời gian đi rất nhiều trong việc quản lý không chỉ doanh thu chi phí mà còn nhiều tiện ích khác. Chính bởi được tích hợp vô vàn các tính năng khác nhau, việc quản lý trở nên thật dễ dàng khi mà mọi dữ liệu về đơn hàng từ các nguồn đến dịch vụ vận chuyển, hàng hóa được nhập và xuất doanh thu, hậu mãi… đều được cập nhật nhanh chóng ngay trên chính chiếc điện thoại của bạn. Việc bạn cần làm chỉ là nhập thông tin vào một lần duy nhất và phần mềm sẽ làm mọi việc còn lại.

Đây quả thực là một bước tiến lớn trong quá trình quản lý bán hàng mà bạn nên áp dụng để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc kinh doanh của bản thân.

4. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp

Tuy nhiên, giữa tâm thế phát triển của công nghệ, rất nhiều các sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời, nhưng không phải cái nào cũng thực sự đáp ứng được những yêu cầu và thật sự hỗ trợ bạn trong việc quản lý doanh thu bán hàng. Chính vì thế, cần có một số tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng mà bạn có thể tham khảo như: sự tiện ích trong quá trình sử dụng, khả năng đồng bộ các kho hàng, sản phẩm, khả năng kết nối linh hoạt mọi nơi, được sự tín nhiệm của nhiều cá nhân, cửa hàng,…

Sự tiện dụng và thân thiện

Một sản phẩm tốt là một sản phẩm giản đơn nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Trước hết, phần mềm này cần thân thiện và dễ sử dụng để giúp bạn đỡ tốn thời gian trong việc tìm kiếm các tính năng và hướng dẫn cho nhân viên một cách nhanh nhất.

Khả năng kết nối linh hoạt mọi nơi

Một phần mềm quản lý bán hàng ưu việt còn cần đến khả năng kết nối và sự linh hoạt, tùy biến trong công việc.

Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp tối ưu cho việc kinh doanh của bạn, cho phép bạn có thể truy cập dữ liệu bán hàng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với điện thoại, máy tính bảng hay laptop có kết nối internet bạn dễ dàng quản lý & theo dõi mọi hoạt động kinh doanh từ quản lý kho hàng, đồng bộ sàn… Bạn có thể thêm sản phẩm, bán hàng, chốt đơn hàng, tạo ra các chương trình khuyến mại mà không cần có mặt tại cửa hàng. Chính vì thế, các nguồn doanh thu của bạn quả thật không thể thất thoát đi đâu được, kể cả bạn có đang đi du lịch, hay đang ở nhà…

Đồng bộ sàn hiệu quả

Các nhà bán lẻ hiện nay thường không chỉ kinh doanh trên duy nhất một sàn thương mại điện tử hay facebook… Chính vì thế, với tính năng đồng bộ sàn, sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát các sản phẩm còn tồn đọng, các sản phẩm đã bán… Để từ đó, việc hoạch định, quản lý doanh thu bán hàng cũng như chi phí sẽ trở nên dễ dàng và có cái nhìn tổng quát hơn về toàn bộ quá trình kinh doanh.

Bài viết liên quan

• 10 thủ thuật hiệu quả để thành công với bán hàng online
• Làm thế nào để bán hàng online mà không cần vốn
• Đừng bán hàng online nếu bạn chưa biết những lỗ hổng này

ONESE – Nhà Máy Sản Xuất Nội Dung Chuyển Đổi Bán Hàng & SEO 4.0 – giúp doanh nghiệp bạn tối ưu trang web, sản xuất nội dung và phân phối nội dung lên các kênh truyền thông phù hợp. Chúng ta cùng nhau làm việc để doanh nghiệp của bạn Bán Nhiều Hàng & Tăng Lợi Nhuận với thứ hạng từ khóa được xếp hạng cao và nội dung chuyển đổi mua hàng tăng trưởng liên tục.

ONESE Digital Marketing

Điện thoại: 028 6292 1313

Email: info@onese.vn

Theo nhanh.vn