09 cách giúp khắc phục tình trạng email bị liệt vào spam

1. Trước hết, hãy làm rõ hơn về định nghĩa “Spam”

Spam (viết tắt của Stupid Pointless Annoying Messages) vốn dùng để chỉ các hành động gửi thư gây phiền toái, thậm chí là ảnh hưởng xấu tới cuộc sống của người nhận. Trong quá khứ, cụm từ này được sử dụng phổ biến để chỉ các email nặc danh, có chứa mã độc, thông tin lừa đảo, hoặc mang tính gây rối, bạo lực, thù hằn,…

Tuy nhiên, những năm trở lại đây cách người tiêu dùng “định nghĩa” về thư spam đã có nhiều thay đổi. Người dùng sẵn sàng báo cáo spam ngay với những email mà họ vốn biết rõ người gửi, mục đích gửi hay thậm chí cả những lá thư họ chủ động đăng ký nhận thông tin.

2. Nguyên nhân khiến email dù được đầu tư nội dung có ích vẫn bị rơi vào hòm “Thư rác”

Nắm rõ những quy định liên quan đến phòng chống thư rác sẽ giúp các marketers hiểu rõ nguyên nhân khiến các email bị vào spam.

CAN-SPAM là một trong những điều luật phổ biến nhất và đã đặt nền móng cho nhiều tiêu chuẩn khác về email marketing trên toàn thế giới. Luật được ban hành năm 2003 đề ra các quy chuẩn nghiêm ngặt đối với các email bán hàng, quảng bá trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp và người tiêu dùng. Cụ thể:

• Phần header (thông tin địa chỉ người gửi, người nhận,…) đều phải bao gồm tên miền gốc và phần địa chỉ email để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng danh tính
• Đảm bảo email luôn có nút “Hủy đăng ký” (unsubscribe): Trường hợp người nhận cảm thấy không còn nhu cầu nhận email, họ có quyền hủy đăng ký bất cứ lúc nào. Nút unsubscribe cần được thiết kế dễ nhận diện và luôn hoạt động trong tối thiểu 30 ngày (kể từ thời điểm email được gửi đi). Ngoài ra, phía doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng yêu cầu từ chối nhận email trong vòng 10 ngày sau đó.
• Giám sát các bên đối tác được ủy quyền: Trong trường hợp doanh nghiệp đang hợp tác với một bên thứ 3 để thực hiện chiến dịch email marketing, thông tin về cả 2 đơn vị đều phải được hiển thị rõ ràng trong email để đảm bảo mọi trách nhiệm các vấn đề về pháp lý.

Ngoài ra, mỗi quốc gia, vùng miền cũng đều có những quy định rõ ràng xử lý các thông tin độc hại có thể đe dọa người dùng trên môi trường Internet. Tại Việt Nam, ta có thể tham khảo “Nghị định về chống thư rác” được ban hành năm 2008.

Bên cạnh đó, có nhiều sai lầm phổ biến khác cũng khiến email của bạn bị liệt vào spam, dù chẳng hề “sai luật”. Theo một số khảo sát, “tần suất gửi email quá dày đặc” hay “nội dung không liên quan đến nhu cầu, mối quan tâm của người nhận” là những lí do chủ yếu khiến email bị vào spam.

3. Một vài lưu ý giúp Email của bạn tránh khỏi tình trạng bị liệt vào spam

3.1. Tuyệt đối không mua bán dữ liệu người dùng

Ngay cả những người đã đăng ký nhận email còn có khả năng rất cao sẽ đưa chuyển thư của bạn vào hòm spam. Bởi vậy, việc bỏ ra số tiền lớn để mua một danh sách thông tin của những “người xa lạ” vốn chẳng hề có nhu cầu hay sự quan tâm đến thương hiệu chỉ khiến bạn gia tăng nguy cơ email bị liệt vào spam, thậm chí là nhận các án phạt vì mua bán, trao đổi thông tin trái phép.

Trên thực tế, để xây dựng một kho dữ liệu phục vụ cho hoạt động email marketing không phải điều quá khó khăn. Hãy tận dụng thông tin từ những khách hàng cũ từng mua hàng, tham dự sự kiện, đặt thêm những nút Pop up, CTA kêu gọi đăng ký nhận thông tin, tài liệu miễn phí,…

3.2. Giới hạn tần suất gửi email

Như đã nói, một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến khách hàng cho email bị liệt vào spam chính là do bị “làm phiền” quá nhiều.

Tạo một “khoảng nghỉ” đủ dài vừa tránh gây rối cho khách hàng, vừa khiến họ cảm giác mong chờ để nhận được những nội dung hữu ích của bạn. Thậm chí, bạn có thể linh hoạt tần suất gửi thư theo nhu cầu thực tế của người đọc. Trong form đăng ký, hãy hỏi xem họ muốn nhận thư bao lâu một lần. Từ kết quả khảo sát này, bạn hoàn toàn biên soạn nội dung cho phù hợp với nhu cầu các nhóm muốn nhận email 1 lần/tuần hay 1 lần/ tháng.

3.3. Sử dụng thống nhất một địa chỉ email cho mỗi loại email

Một số doanh nghiệp hiện sử dụng khá nhiều các email cho các mục đích khác nhau. Chẳng hạn, các email dạng support@yourdomain.com sẽ chuyên để xử lý các khiếu nại, hỗ trợ khách hàng. Trong khi đó, email sales@yourdomain.com thường dùng cho các chương trình bán hàng.

3.4. Đừng bao giờ “treo đầu dê, bán thịt chó”

Để tăng tỷ lệ mở mail, rất nhiều nơi hay dùng những chiêu thức lừa lọc khách hàng. Chẳng hạn, họ sẽ thêm cụm từ “Fwd:” hay “Re:” ở phần đầu tiêu đề, khiến chúng ta hiểu lầm rằng đây là một thư phản hồi hoặc thông tin chuyển tiếp được gửi từ người quen. Một số người thậm chí còn khiến người nhận “mừng hụt” bằng những kiểu giật tít: “Bạn đã trúng một giải thưởng bạc tỷ”, nhưng sự thật nội dung lại chỉ là một email bán hàng, khuyến mãi thông thường.

Có rất nhiều cách kích thích khách hàng mở email mà chẳng cần đến các thủ thuật tinh vi kia, điển hình như: Dùng cách xưng hô cá nhân hóa, Tiết lộ 1 phần nội dung (Plotwist) của email để gây tò mò, Sử dụng yếu tố khẩn cấp, Thêm các con số, emoji,..

3.5. Lựa chọn một phần mềm uy tín để hỗ trợ

Nếu có ý định lựa chọn một phần mềm từ bên thứ 3 để thực hiện các chiến dịch email marketing, hãy đảm bảo tìm hiểu kỹ về lịch sử, chính sách hoạt động cũng như các chiến dịch họ đã từng triển khai. Một số phần mềm email marketing uy tín mà bạn có thể tham khảo là Mailchimp, Benchmark,…

3.6. Tạo một quy chuẩn rõ ràng cho email

Khi bắt đầu tiến hành một chiến dịch email marketing, hãy mô tả rõ cho khách hàng biết mục đích gửi email của bạn là gì, trong các email tiếp theo bạn sẽ cung cấp những thông tin nào tới họ, tần suất/ lịch nhận email định kỳ ra sao,… Ngoài ra, thiết kế của email cũng là một yếu tố quan trọng, báo hiệu cho người nhận biết những lá thư tiếp theo sẽ được trình bày theo phong cách gì, màu sắc ra sao. Do đó, nếu thấy một email với phong cách thiết kế không đồng nhất, khách hàng sẽ rất dễ nghi ngờ và ngay lập tức cho nó vào hòm “thư rác”.

3.7. Đảm bảo sự thống nhất về nội dung

Một nội dung email “đạt chuẩn” cần thỏa mãn cả 2 yếu tố: đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của khách hàng và có mối liên quan chặt chẽ tới sản phẩm, thương hiệu của bạn. Sẽ không có vị khách hàng nào chịu khó xem các nội dung quảng cáo sản phẩm nếu bạn không khơi gợi được nhu cầu và sự quan tâm, hứng thú ở họ. Ngược lại, nếu quá sa đà vào các nội dung chẳng liên quan, các email ấy cũng không đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp của bạn.

3.8. Phân khúc khách hàng rõ ràng

Phân tệp khách hàng là khâu quan trọng nhất để đảm bảo các email của bạn được gửi tới “đúng người – đúng nhu cầu”. Hãy bắt đầu với việc phân chia tệp database bạn có theo nhân khẩu học (tuổi tác, giới tính, nơi ở,…), nghề nghiệp, hành vi mua sắm,… Nếu có thể, hãy sử dụng các công cụ chuyên biệt để phân tích xem ở những email trước đó, khách hàng thường nhấp vào những loại nội dung nào, bỏ qua đường link nào,… từ đó biết được nhu cầu thông tin của họ.

3.9. Kiểm tra các cảnh báo Spam trước khi gửi thư

Nếu như bạn đang sử dụng công cụ hỗ trợ chạy chiến dịch email marketing, hầu như các ứng dụng này sẽ giúp chúng ta đánh giá các dấu hiệu có thể khiến thư bị đánh dấu spam. Tuy nhiên, các marketers vẫn nên chủ động tránh lạm dụng những từ khóa dưới đây để không bị “gắn cờ” khi gửi thư:

Tạm kết

Cho tới nay, Email Marketing vẫn đang giữ được vị trí quan trọng trong việc xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ với cả khách hàng cũ và những người tiêu dùng tiềm năng. Bên cạnh việc đầu tư tâm huyết để sản xuất ra những content chất lượng, ta còn phải hiểu rõ các quy tắc, chiến lược để nội dung không bị lãng phí chỉ vì những “cú spam”.

Nguồn tomorrowmarketers.org

Bài viết liên quan:

• Tất tần tật về Interactive marketing
• Social Media Influencers: xu hướng marketing trường tồn
• 6 xu hướng digital marketing dẫn đầu thế giới năm 2021

Giải pháp Content Marketing & Digital Marketing giúp doanh nghiệp Dẫn đầu ngành hàng

ONESE – Nhà Máy Sản Xuất Nội Dung Chuyển Đổi Bán Hàng với phương pháp tiếp thị hiệu quả bằng Inbound Marketing – Giúp doanh nghiệp sản xuất nội dung hấp dẫn, thu hút khách hàng qua việc phân phối nội dung đúng kênh. Tối ưu các nền tảng tiếp thị trực tuyến sẵn có.