Nâng cao hiệu quả kinh doanh với 7 thủ thuật quản lý thời gian

Bạn luôn thiếu thời gian và phải làm thêm vào các ngày cuối tuần? Bạn nghĩ rằng mình luôn dành 90% thời gian cho công việc nhưng loay hoay mãi vẫn chưa xong? Hãy lập sắp xếp thời gian của mình một cách hợp lý, việc không quản lý thời gian sẽ gây nên lãng phí cho một số việc không cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như doanh nghiệp không hiệu quả.

1. Quản lý thời gian của bạn

Chúng ta không thể quản lý những thứ không thể đo lường.

Bạn không sử dụng ứng dụng quản lý thời gian mà chỉ đang cố dự tính xem mất bao lâu để hoàn thành một dự án? Bước đầu tiên để làm việc hiệu quả hơn là mở rộng tầm nhìn về cách phân bổ thời gian.

Khi đã nắm rõ thời gian triển khai một dự án, bạn sẽ biết cách quản lý dự án, ước tính dự án chính xác hơn và lập kế hoạch tốt hơn cho tuần làm việc của bạn.

2. Chia các dự án lớn thành các đầu việc nhỏ để quản lý

Chìa khóa để quản lý dự án nhanh nhất là phân chia dự án lớn thành các đầu việc nhỏ để quản lý. Bằng cách theo dõi thời gian dành cho từng đầu việc, bạn sẽ biết được khi nào và tại sao các dự án bị chậm tiến độ, từ đó điều chỉnh quy trình làm việc để cải thiện năng suất và nâng cao hiệu quả công việc.

3. Giảm thiểu các cuộc họp lớn

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi người đang lãng phí khoảng 31 giờ/ tháng cho các cuộc họp không hiệu quả. Đối với một công ty nhỏ khoảng năm nhân viên, với mức lương khoảng 150$/giờ, nghĩa là họ đang lãng phí 23.250$ cho các cuộc họp mỗi tháng.

Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy xác định xem bạn có thực sự cần toàn bộ nhóm của mình có mặt hay không. Các cuộc họp chỉ hiệu quả đối với các nhóm nhỏ từ 4-8 người.

Bạn cũng có thể thực hiện một số điều chỉnh để nâng cao chất lượng của buổi họp.

Dưới đây là một số mẹo để tối ưu hiệu suất cho các cuộc họp:

• Không cần gặp mặt trực tiếp nếu có thể giải đáp thắc mắc qua email hoặc điện thoại.
• Lên lịch các cuộc họp ngắn. Không cần thiết phải mặc định độ dài tối thiểu mỗi cuộc họp là 30 phút mà hãy tổ chức các cuộc trao đổi kéo dài khoảng 10-15 phút.
• Xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Hãy lưu ý rằng mục đích họp không chỉ đơn giản là “Bàn về vấn đề X” nào đó.
• Gửi outline cuộc họp trước khi đến giờ hẹn.
• Đặt hẹn giờ cho cuộc họp. Khi chuông báo, hãy kết thúc cuộc họp. Điều này có thể gây bất tiện trong thời gian đầu, nhưng nó sẽ đảm bảo các cuộc họp sau này có sự tập trung cao hơn.
• Tránh các cuộc họp bàn về các cuộc họp.
• Hạn chế sử dụng thiết bị điện tử trong khi họp.

Nếu bạn quyết định tổ chức cuộc họp, hãy họp trong 45 phút thay vì một giờ. Giảm 15% thời gian họp sẽ giúp bạn tiết kiệm được 300 giờ/ năm.

4. “Đa tác vụ” nghe có vẻ hiệu quả về mặt lý thuyết nhưng thực tế thì không hẳn như vậy

Chúng tôi từng nghĩ rằng “đa tác vụ” là cách tận dụng thời gian tốt nhất, nhưng thực tế là việc thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc sẽ không đem lại hiệu quả cao.

Trừ khi bạn có thể làm việc liên tục như 1 cỗ máy, thì việc thực hiện các công việc phân mảnh sẽ rất lãng phí thời gian. Chúng ta phải mất khoảng 26 phút để định hướng lại, tái tập trung và đi vào trọng tâm sau khi bị gián đoạn bởi một nhiệm vụ khác.

Việc dành thời gian tập trung giải quyết một nhiệm vụ duy nhất sẽ hiệu quả hơn nhiều. Bộ não của bạn xứng đáng và cần được nghỉ ngơi.

5. Tránh trì hoãn công việc

Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất và hãy dành ra một vài giờ để hoàn thành nó. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn dự tính thì cũng không sao cả. Hãy rút kinh nghiệm và phân bổ nhiều thời gian hợp lý hơn cho các nhiệm vụ tương tự vào lần tới. Nếu nhiệm vụ của bạn mất nhiều thời gian hoàn thành, chia dự án thành các đầu việc nhỏ hơn.

6. Tập trung vào các công việc trực tiếp đem lại doanh thu 

Chúng ta liên tục bị xao nhãng bởi thông báo và email. Nhưng hãy nhớ: bạn không được trả lương cho việc kiểm tra email. Giá trị của bạn được quyết định dựa trên kết quả công việc.

Chỉ kiểm tra email vào một số thời điểm nhất định trong ngày. Sau đó, hãy đảm bảo kế hoạch của các dự án nằm trong phạm vi ngân sách.

7. Sử dụng quy tắc 45/15 để hạn chế sự mất tập trung

Hãy chia nhỏ mỗi giờ thành 45 phút để làm việc và 15 phút để làm những gì bạn muốn. Tại sao lại là con số 45? Sau 45 phút, chúng ta bắt đầu mất tập trung và năng suất làm việc giảm mạnh.

Trong khoảng thời gian 45 phút đó:

• Đừng uống cà phê hoặc ra ngoài.
• Tắt thông báo trên điện thoại và máy tính.
• Không mở quá nhiều tab cùng lúc.
• Chỉ nghiên cứu những gì thực sự cần.

Bạn có thể làm gì khi có nhiều thời gian hơn?

Cân nhắc xem bạn sẽ làm gì khi có thể tiết kiệm thêm 20 giờ làm việc mỗi tháng. Tiếp nhận thêm một khách hàng mới? Dành nhiều thời gian hơn cho việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên của mình.

Nguồn: Hubspot

Bài viết liên quan:

• 9 công cụ social media giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu được thời gian và chi phí
• Mất bao nhiêu thời gian để nội dung của bạn được xếp hạng top Google?
• Đăng bài lên Facebook vào thời gian nào để được nhiều người thấy

Giải pháp Content Marketing & Digital Marketing giúp doanh nghiệp Dẫn đầu ngành hàng

ONESE – Nhà Máy Sản Xuất Nội Dung Chuyển Đổi Bán Hàng với phương pháp tiếp thị hiệu quả bằng Inbound Marketing – Giúp doanh nghiệp sản xuất nội dung hấp dẫn, thu hút khách hàng qua việc phân phối nội dung đúng kênh. Tối ưu các nền tảng tiếp thị trực tuyến sẵn có.