Có nên dùng Excel để quản lý đơn hàng không

Có nhiều giải pháp để bạn quản lý đơn hàng online của mình như quản lý bằng các phần mềm chuyên nghiệp hơn đơn giản là quản lý bằng phần mềm miễn phí excel. Có lẽ để có thể tối ưu chi phí, hoặc đơn giản là đã quá quen thuộc với cách sử dụng nên nhiều người sẽ chọn excel. Vậy nên, bạn cần tìm hiểu cách để sử dụng excel sao cho hiệu quả nhất cho việc quản lý kinh doanh của mình.

1. Quản lý đơn hàng được hiểu như thế nào?

Quản lý đơn hàng là việc của doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể để theo dõi thông tin đơn hàng đóng gói và giao hàng sao cho quy trình này được diễn ra trơn tru hơn, đảm bảo tiến độ đến tay khách hàng.

Đối với nhân viên chịu trách nhiệm quản lý đơn hàng, họ sẽ phải tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, xuất hàng từ kho và tiến hành đóng gói hàng hóa theo như thông tin trên đơn hàng, liên hệ với dịch vụ vận tải để giao hàng đến tay khách hàng, theo dõi trạng thái của đơn hàng, đảm bảo mọi sự thay đổi hay sự cố đều được thông tin tới chủ cửa hàng và xử lý kịp thời.

Quản lý đơn hàng không thực hiện tốt công việc của mình sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của đơn hàng, ảnh hưởng nhiều đến tiến trình giao nhận đơn hàng, và một điều quan trọng là đơn hàng mà gặp vấn đề khi khách nhận đồng nghĩa với việc dịch vụ chất lượng của công ty bạn không đạt yêu cầu. Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên thì chắc hẳn việc kinh doanh của công ty bạn sẽ rất ảnh hưởng.

2. Tại sao phải quản lý đơn hàng?

Quản lý đơn hàng có liên quan hầu như mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng. Nó liên quan đến nhiều đối tác như nhà cung cấp linh kiện và linh kiện, dịch vụ lắp ráp và đóng gói hoặc trung tâm phân phối, khiến cho việc mất khả năng hiển thị và kiểm soát đơn hàng trở nên dễ dàng. Điều này dẫn đến các quy trình thủ công tốn kém để hoàn thành và cung cấp đơn hàng mà không có lỗi. Một hệ thống đơn hàng có thể giúp kiểm soát chi phí và tạo doanh thu bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công và giảm lỗi.

Khi đơn hàng được thực hiện, khách hàng mong đợi sẽ thấy các cập nhật như email trên đường đi. Nếu có vấn đề, họ có thể muốn trả lại thông qua một kênh vật lý như cửa hàng. Mỗi điểm trong hành trình thể hiện một cơ hội để cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời và tăng khả năng duy trì cũng như doanh thu.

3. Mẫu file excel quản lý đơn hàng gồm những gì

Quản lý trạng thái đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng file excel theo trạng thái của đơn hàng là cách để bạn biết được đơn hàng của bạn đã được giao hay chưa, khách hàng đã nhận được chưa, đơn hàng đã được thanh toán hay chưa,…

Trong file excel quản lý đơn hàng này cần có những cột thông tin như sau:

• Tên sản phẩm.
• Mã sản phẩm.
• Đơn vị tính.
• Trạng thái đơn hàng.
• Tên nhân viên phụ trách (nếu có).
• Tên khách hàng.

Quản lý đơn hàng bằng excel theo từng trạng thái như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin, quản lý được đơn hàng xuất kho của mình. Đơn hàng khi biết được trạng thái như vậy, trong trường hợp khách hàng hỏi bạn, bạn cũng sẽ có thông tin để trả lời lại, không mất nhiều thời gian tìm hiểu xem đơn hàng của mình ở đâu, đã được giao cho khách hàng hay chưa.

Quản lý đơn hàng phát sinh

Khi liệt kê các thông tin về trạng thái đơn hàng, thì bạn cần có thêm file excel quản lý đơn hàng phát sinh. Mỗi khi có đơn hàng trong ngày, đơn hàng phát sinh sẽ là file để bạn nhập đầy đủ các thông tin như:

• Ngày tháng.
• Trạng thái đơn hàng.
• Thông tin khách hàng.
• Thông tin hàng hóa đặt hàng.
• Số lượng.
• Số tiền.

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin bạn muốn vào file excel quản lý đơn đặt hàng.

Báo cáo đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng excel bạn không thể không có file báo cáo, file này sẽ giúp bạn cập nhật được thông tin theo ngày/ tháng/ năm số lượng đơn hàng mà mình đã bán được, cùng với đó là doanh số mà cửa hàng đạt được.

Báo cáo đơn hàng này có thể xếp theo 3 mục thông tin như: ngày tháng, doanh số, trạng thái, số lượng lớn, nhân viên phụ trách, doanh số của nhân viên phụ trách.

Mọi thông tin về số liệu đơn hàng của mình, bạn sẽ dễ dàng xem được mỗi khi mở file này ra, so với việc quản lý bằng sổ sách thì quản lý đơn đặt hàng bằng excel nhanh chóng và tiện dụng hơn rất nhiều.

4. Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Quản lý đơn hàng bằng excel thay thế cho sổ sách là cách để tối ưu thời gian, công sức của các chủ shop, file excel quản lý đơn đặt hàng mang tới những lợi ích như:

• Thống kê dữ liệu dễ dàng: File excel là bảng tính, được chia theo từng cột, bạn có thể thêm bất cứ một trường thông tin nào mà bạn cho là cần thiết vào file một cách dễ dàng, sau đó liệt kê số liệu.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Sau khi liệt kê thông tin theo nhu cầu của bạn, lần sau khi vào file quản lý đơn hàng bằng excel bạn sẽ tìm thấy thông tin mà mình cần nhanh chóng, không giống như khi quản lý bằng cách sổ sách, phải rà soát lại mất nhiều thời gian.
• Đặt hàm tính cho file báo cáo: Trong excel có những hàm tính giúp bạn tính toán được số liệu, ví dụ như báo cáo doanh thu các đơn hàng chỉ cần đặt hàm tính đúng vào cột và số liệu đúng là bạn sẽ biết được doanh thu của mình cho các đơn hàng là bao nhiêu.
• Hoàn toàn miễn phí: Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới, bạn không mất bất cứ một đồng chi phí nào khi quản lý đơn hàng bằng excel. Chỉ cần cài trực tiếp excel trên máy tính là có thể dùng được ngay lập tức.

Nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Ngoài những thuận lợi mà excel đem lại thì bên cạnh đó còn có những khó khăn như:

• Quản lý đơn hàng bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, quản lý những trường thông tin đơn giản.
• Các hàm tính của excel cần được thực hiện đúng, nếu không sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn.
• Tính bảo mật của phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel không cao, dễ bị virus từ máy tính, hoặc bị mất không thể thu hồi dữ liệu.
• Khi quản lý đơn hàng bằng excel bạn không quản lý online được, nên chỉ khi sử dụng máy tính của mình mới xem được file, không có tính linh động cao.

5. Kinh nghiệm quản lý đơn hàng một cách hiệu quả

Quản lý lượng đơn hàng tồn kho

Lượng đơn hàng tồn kho ảnh hưởng rất nhiều đến việc quản lý đơn đặt hàng. Quản lý lượng hàng tồn kho tốt giúp bạn kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh trường hợp sai sót hoặc chậm trễ đơn đặt hàng.

Khi các nhà quản lý đang tập trung vào đẩy mạnh các hoạt động tìm kiếm thị trường và bán hàng thì việc lơ là quản lý lượng hàng tồn kho là điều dễ xảy ra. Vì vậy cách hiệu quả và đơn giản để phòng tránh trường hợp này là sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng có tích hợp tính năng nhập đơn hàng mới, đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bộ phận kho.

Lọc kỹ các đơn hàng

Với mức độ phức tạp của các đơn hàng ngày càng tăng. Do đó bạn cần phải lọc: đơn hàng thanh toán, đơn hàng phải chuyển phát nhanh, đơn hàng được mã khuyến mãi, đơn hàng trả góp, đơn hàng trả trước, sau,…

Đến lúc này, việc lọc các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên trở nên thực sự quan trọng. Mục tiêu của việc lọc đơn hàng là chuyển giao cho khách hàng đúng với những gì họ kỳ vọng, vào đúng thời điểm họ mong muốn.

Gắn mã theo dõi đơn hàng

Khi hàng còn ở trong kho, bạn vẫn đang có quyền kiểm soát hoàn toàn nhưng nếu hàng được giao đi thì lại khác. Để có thể nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi đã trao sản phẩm cho bên thứ ba, bạn cần phải có một mã để theo dõi từng sản phẩm.

Bài viết liên quan

• 7 bước bạn cần làm để có được quy trình bán hàng online thành công
• Làm thế nào để bán được nghìn đơn hàng online mỗi ngày
• 3 cách giúp các nhà bán lẻ thu hút khách hàng từ online sang offline

ONESE – Nhà Máy Sản Xuất Nội Dung Chuyển Đổi Bán Hàng & SEO 4.0 – giúp doanh nghiệp bạn tối ưu trang web, sản xuất nội dung và phân phối nội dung lên các kênh truyền thông phù hợp. Chúng ta cùng nhau làm việc để doanh nghiệp của bạn Bán Nhiều Hàng & Tăng Lợi Nhuận với thứ hạng từ khóa được xếp hạng cao và nội dung chuyển đổi mua hàng tăng trưởng liên tục.

ONESE Digital Marketing

Điện thoại: 028 6292 1313

Email: info@onese.vn

Theo nhanh.vn